Facturile de la furnizori din SPV: cum le iei, cum faci recepția și cum îți actualizezi prețurile

Florile vin aproape zilnic, iar facturile vin odată cu ele. De când facturile între firme trec prin e-Factura, fiecare factură de la furnizor ajunge la ANAF, în Spațiul Privat Virtual (SPV) al florăriei tale. Ghidul arată de unde le iei, cât timp ai la dispoziție, ce înseamnă recepția și cum scoți din factură prețul corect pe fir. Regulile citate sunt cele în vigoare la data din antet.

De unde iei facturile e-Factura de la furnizori?

Din SPV, contul florăriei tale la ANAF. Facturile primite apar acolo ca fișiere XML, pe care le poți descărca. Programul tău de facturare, contabilul sau programul de gestiune le pot lua și ele, dacă au acces la contul tău.

Exemplarul original al unei facturi electronice este fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor (OUG nr. 120/2021, art. 4 alin. 6). PDF-ul pe care ți-l trimite furnizorul pe e-mail e o copie comodă de citit, nu originalul.

De ce contează să verifici că factura e în SPV?

Pentru că, între firme, o factură care nu a trecut prin e-Factura te expune și pe tine. Legea sancționează nu doar furnizorul care o emite în afara sistemului, ci și firma care o primește și o înregistrează: amenda este egală cu 15% din valoarea totală a facturii (OUG nr. 120/2021, art. 13^2 alin. 1 lit. b și alin. 2).

Pentru florării, cazul tipic este un furnizor mic, care trimite factura doar pe e-mail sau pe hârtie. Dacă e un furnizor român și o găsești doar așa, cere-i să o trimită prin e-Factura înainte să o treci în contabilitate. Facturile de la furnizori din alte țări, de exemplu de la licitațiile din Olanda, urmează alte reguli; întreabă contabilul.

Cât timp rămân facturile în SPV?

60 de zile de la publicare. Fișierele XML ale facturilor și mesajele de eroare se pot descărca 60 de zile, apoi sunt arhivate electronic și se eliberează doar la cerere (Ordinul MF nr. 1365/2021, art. 8 alin. 2).

Pentru o florărie cu livrări în fiecare săptămână, asta înseamnă o regulă simplă: ia facturile din SPV cel puțin o dată pe săptămână. Nu le lăsa pentru sfârșitul lunii sau pentru contabil, la trimestru. Cu cât le iei mai repede, cu atât afli mai repede și dacă s-a schimbat un preț.

Ce faci dacă o factură lipsește din SPV sau au trecut cele 60 de zile?

Dacă o factură de la un furnizor român nu apare deloc în SPV, întreabă-l întâi pe furnizor dacă a trimis-o și dacă a fost acceptată. O factură respinsă de ANAF nu ajunge la tine până nu o corectează el și o retrimite.

Dacă factura a fost în SPV, dar au trecut cele 60 de zile, nu s-a pierdut: este arhivată și se eliberează la cerere (Ordinul MF nr. 1365/2021, art. 8 alin. 2). Doar că drumul e mai lung decât un clic. De aceea merită să nu ajungi acolo.

Ce este recepția (NIR-ul) și când o faci?

Recepția înseamnă să consemnezi ce a intrat efectiv în florărie: de la ce furnizor, ce cantitate, la ce preț și pe ce factură. Documentul clasic pentru asta este NIR-ul, adică nota de recepție și constatare de diferențe — formular reglementat prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, cod 14-3-1A.

Când îți trebuie NIR ca document separat și cine îl întocmește depinde de cum își ține contabilul evidența stocurilor la tine. Florăriile ridică des aceeași întrebare: florile se cumpără pe fir sau pe legătură și nu știi de la început dacă vor fi vândute la bucată sau într-un buchet. Stabilește cu contabilul o regulă și ține-te de ea.

Indiferent de formular, faci recepția când vine marfa, nu când vine factura:

• numeri ce a sosit și compari cu factura;
• notezi diferențele: fire lipsă, flori deteriorate la transport;
• treci pe stoc cantitatea primită, în unitatea în care o folosești — de obicei fire, nu legături.

Cum îți actualizezi prețurile din facturi?

Din factură scoți costul pe fir, fără TVA dacă ești plătitor de TVA și îl deduci. Împarți valoarea liniei la numărul de fire.

Un exemplu: 10 legături de trandafiri, câte 20 de fire, la 1.000 lei fără TVA. Costul pe fir este 1.000 ÷ (10 × 20) = 5 lei. Dacă furnizorul facturează transportul separat, contabilul îți spune dacă îl împarți pe flori sau îl ții ca cheltuială.

Apoi:

1. Actualizezi prețul materialului — trandafirul tău, nu toți trandafirii.
2. Recalculezi rețetele care îl folosesc, ca prețul de vânzare să urmeze costul.
3. Te uiți la lucrările deja confirmate. Prețul convenit cu clientul nu se schimbă, așa că scumpirea îți iese din marjă. Ce poți face în cazul acesta explicăm în ghidul despre adaosul comercial în florărie.

Cu atenție la salturile mari. Dacă un fir care costa 5 lei apare pe factură la 50 de lei, mai probabil e o greșeală de unitate — legătură în loc de fir — decât o scumpire.

Cum arată asta în Bloompath?

Bloompath face din factura de la furnizor recepția cu NIR, stocul și noul preț, cu tine la fiecare pas.

Cum ajung facturile în Bloompath. Îți conectezi o dată contul ANAF, din browser, cu certificatul tău digital; aceeași conectare servește și facturilor pe care le emiți. Apoi aduci facturile primite în SPV dintr-o apăsare. O factură deja adusă nu intră a doua oară. Poți încărca oricând și singur fișierul XML descărcat din SPV.

Cum se potrivesc liniile. Fiecare linie a facturii este potrivită cu un material al tău. Potrivirea se ține minte pentru codul furnizorului, așa că următoarea factură de la același furnizor vine aproape gata. Potrivirile învățate se pot vedea și șterge.

Recepția și NIR-ul. Confirmi fiecare linie și alegi separat dacă intră marfa pe stoc și dacă se aplică prețul facturat; nimic nu se aplică fără confirmarea ta. Recepția, cu NIR, se face direct din e-Factura: furnizorul, cantitatea, prețul plătit și numărul facturii vin din factură, nu le mai scrii de mână. Dacă factura numără în legături și tu ții stocul în fire, spui o dată câte fire are o legătură, iar marfa intră pe stoc în fire.

Prețurile. Prețul nou intră în istoricul de prețuri al materialului. Un preț de cel puțin trei ori mai mare sau mai mic decât cel de până acum îți cere o confirmare în plus, ca să prinzi greșelile de unitate. Un preț aplicat se poate anula de pe linia lui, iar o factură de stornare nu îți mută prețurile. Când se schimbă prețul unui fir, Bloompath semnalează fiecare comandă și eveniment rezervat, fiecare rețetă și fiecare produs care îl folosește; prețul dat clientului nu se schimbă fără tine.

Contabilul. Primește exportul contabil din Bloompath, cu recepțiile și facturile, în loc de un dosar de hârtii.

Mai multe pe pagina despre recepția facturilor de la furnizori și pe cea despre materiale și prețuri.

O rutină săptămânală pentru facturile de la furnizori

Zece minute pe săptămână, de preferat în aceeași zi:

1. Ia facturile noi din SPV — sau verifică dacă le-a luat programul tău.
2. Compară-le cu ce a sosit. Notează lipsurile și florile deteriorate și anunță furnizorul.
3. Verifică furnizorii români care trimit doar PDF. Cere-le factura prin e-Factura.
4. Actualizează prețurile pe fir care s-au schimbat.
5. Uită-te la nunțile și evenimentele confirmate care folosesc florile scumpite.
6. Trimite contabilului ce are nevoie — facturile și recepțiile din săptămâna respectivă.

Cele 60 de zile din SPV par mult, dar într-o lună cu 1 și 8 Martie sau cu trei nunți la rând trec repede. O rutină săptămânală e mai ușoară decât o căutare la sfârșit de trimestru.

Regulile de mai sus sunt verificate la data actualizării din antet. Le recitim periodic și actualizăm ghidul când se schimbă legea.