Facturezi deja în SmartBill sau Oblio? Cum lucrezi cu un program de florărie lângă ele

De ce un program de florărie, dacă ai deja SmartBill sau Oblio?

Pentru că SmartBill și Oblio sunt programe de facturare, iar o florărie are de ținut și lucruri care se întâmplă înainte de factură. Facturarea o fac bine, iar contabilul tău le cunoaște. Rețeta unui buchet, oferta pentru o nuntă și prețul unui trandafir care s-a scumpit de săptămâna trecută stau în altă parte.

SmartBill și Oblio sunt programe românești de facturare, gândite pentru regulile de aici. Conform paginilor lor, amândouă trimit facturi în e-Factura și amândouă îți pot aduce facturile primite în SPV. Dacă florăria ta emite acolo de ani buni, nu ai niciun motiv să le schimbi doar ca să ai rețete și evenimente.

Împărțirea care funcționează în multe florării arată așa:

Întrebarea practică nu e „care program”, ci „cum ajunge vânzarea din programul de florărie în factura din SmartBill sau Oblio fără să o scrii de două ori”. La asta răspunde integrarea.

Ce face integrarea SmartBill cu Bloompath, exact?

Bloompath se conectează la contul tău SmartBill și emite factura acolo, completată din vânzarea, comanda sau evenimentul pe care l-ai înregistrat deja. Nu rescrii clientul, produsele și prețurile.

Pas cu pas, integrarea SmartBill face următoarele:

• Emite factura sau proforma în contul tău SmartBill. Trimite clientul, produsele, cantitățile, prețurile, unitățile și TVA-ul. Numărul îl dă SmartBill, pe seria aleasă de tine.
• Citește seriile și cotele de TVA din SmartBill. Alegi seria din lista contului tău, nu o scrii de mână.
• Emite factura din proformă atunci când clientul plătește.
• Trece încasările. Când înregistrezi o plată pe factură în Bloompath, ea ajunge și în SmartBill ca încasare.
• Află ce s-a plătit. Pentru facturile neplătite din ultimele 90 de zile, Bloompath întreabă SmartBill, pe rând, ce s-a încasat și actualizează factura.
• Aduce PDF-ul generat de SmartBill, ca să-l vezi lângă comanda sau evenimentul de care ține.
• Trimite factura în e-Factura prin SmartBill. Conform paginii SmartBill despre e-Factura, programul trimite facturile la ANAF după regula pe care o setezi, de exemplu în ziua emiterii. Factura emisă din Bloompath urmează aceeași regulă, deci o singură mână trimite fiecare factură.

Și cu Oblio, ce se schimbă?

Cu Oblio, emiterea funcționează la fel: Bloompath emite factura sau proforma în contul tău Oblio, cu seriile și cotele de TVA citite din Oblio, și trece încasările. Diferențele sunt la e-Factura și la starea plății.

• Trimiterea la ANAF o ceri tu, din Bloompath. În meniul facturii alegi trimiterea la ANAF; Bloompath o face prin Oblio și îți arată răspunsul. Când factura e în așteptare, poți reîmprospăta starea. Oblio are și propria setare care trimite factura în SPV după 1–4 zile, fără să mai apeși nimic; dacă o folosești, nu mai e nevoie de buton.
• Oblio anunță plățile și anulările. Când conectezi contul, Bloompath se abonează la notificările Oblio pentru încasări și anulări, așa că factura își schimbă starea și în Bloompath.

Ce face Bloompath dincolo de facturi?

Integrarea leagă vânzările de facturi. Restul muncii de florărie stă tot în Bloompath, într-un singur loc:

• Stocul. Stocul florăriei, cu materialele și rețetele, stă în Bloompath. Intră din facturile de la furnizori și iese din buchetele vândute.
• Facturile de la furnizori. Bloompath le aduce direct din SPV, dintr-o apăsare, prin conexiunea ta ANAF. Liniile facturii se potrivesc cu materialele tale, recepția cu NIR o faci din e-Factura, iar la confirmare intră stocul și se actualizează prețurile. Pe larg, în ghidul despre facturile de la furnizori din SPV.
• Exportul contabil. Contabilul primește din Bloompath exportul contabil, pe lângă facturile pe care le vede în SmartBill sau Oblio și în SPV. Contabilitatea o ține în continuare el.
• Prețurile care se mișcă. Când se schimbă prețul unui fir, Bloompath semnalează fiecare comandă și eveniment rezervat, fiecare rețetă și fiecare produs care îl folosește.
• Alt program de facturare. Dacă folosești altul, îl conectăm și pe acela, la fel ca pe SmartBill și Oblio.
• Un singur mod de emitere. Alegi din setări cum emiți: prin SmartBill, prin Oblio sau direct la ANAF din Bloompath. Așa nicio factură nu pleacă de două ori.

Cum arată o zi: de la tejghea la factura din SmartBill sau Oblio

Un exemplu, ca să vezi unde intră fiecare program (numele și sumele sunt inventate):

Dimineața, la tejghea. O firmă cumpără zece buchete pentru o conferință și cere factură. Vânzarea o faci în ecranul de vânzare din Bloompath și se încheie cu bon fiscal; cererea de factură ajunge în lista ta.

La prânz, la birou. Deschizi cererea, verifici datele firmei și emiți factura. Ea apare în SmartBill, cu seria și numărul următor din SmartBill, iar PDF-ul generat de SmartBill îl ai și în Bloompath, lângă vânzare.

După-amiaza, o nuntă. O mireasă acceptă online oferta pentru decorul floral de 9.800 de lei. Din eveniment emiți factura de avans, prin Oblio de data aceasta, dacă Oblio e programul tău. Restul de plată îl facturezi mai aproape de nuntă, tot din eveniment, iar avansul se scade.

Seara. Contabilul vede facturile în SmartBill sau Oblio, ca în orice zi, iar la final de lună primește exportul contabil din Bloompath. Tu vezi în Bloompath ce ai vândut, ce s-a plătit și ce mai ai de încasat.

Despre partea de e-Factura pentru florării, pe larg: ghidul e-Factura pentru florării și pagina facturare și e-Factura.

Pot renunța la SmartBill sau Oblio și trimite direct la ANAF?

Da. Bloompath poate emite singur factura: o numerotează, o construiește în formatul cerut de e-Factura (UBL, CIUS-RO) și o păstrează. O trimiți la ANAF din meniul facturii, prin conexiunea ta ANAF, iar Bloompath urmărește răspunsul.

Câteva lucruri de știut înainte:

• Conexiunea ANAF este aceeași cu cea prin care citești facturile de la furnizori din SPV. O configurezi o dată.
• Continui numerotarea. Îți alegi seria și primul număr, deci dacă ultima factură din SmartBill a fost 1041, poți începe de la 1042.
• Arhiva ANAF e la îndemână. Pentru o factură trimisă, poți descărca arhiva semnată de ANAF direct din Bloompath.
• Facturile vechi rămân unde au fost emise. Ce ai emis în SmartBill sau Oblio rămâne acolo.

Când are sens trecerea? Dacă folosești SmartBill sau Oblio doar ca să emiți facturile pe care le pregătești oricum în Bloompath, un program mai puțin înseamnă un abonament și o parolă mai puțin. Dacă contabilul lucrează zilnic în contul tău SmartBill sau Oblio, sau dacă ții acolo și alte lucruri, rămâi la integrare. Decizia e a ta și a contabilului, nu a noastră.

Ce întrebi contabilul înainte să conectezi?

Cinci întrebări care evită surprizele în prima lună:

1. Pe ce serie emit facturile din programul de florărie? Poate vrea o serie separată, ca să le recunoască ușor.
2. Cine trimite e-Factura și când? La SmartBill, după setarea din contul SmartBill. La Oblio, din Bloompath sau din setarea Oblio. Nu le folosi pe amândouă pentru aceeași factură.
3. Ține stocul în SmartBill sau Oblio? Dacă da, stabiliți împreună că stocul florăriei se ține de acum în Bloompath, ca marfa să nu fie numărată în două locuri.
4. Cum vrea încasările? Plățile înregistrate în Bloompath pe factură ajung în SmartBill sau Oblio ca încasări. Plățile pe care le treci direct acolo ajung în Bloompath ca stare a facturii: plătită sau plătită parțial.
5. Ce primește de la tine în fiecare lună? Facturile emise le vede oricum, iar facturile de la furnizori le găsește în SPV. Din Bloompath îi trimiți exportul contabil, în formatul de care are nevoie.

Ce câștigi, concret?

Câștigi un singur loc pentru munca de florist și păstrezi programul de facturare pe care îl cunoaște contabilul. În Bloompath ai rețete calculate la fir, cu pierderi, manoperă, adaos și TVA, o bibliotecă de peste 24.000 de materiale pe care le comanzi din România, cu prețuri de referință, vânzări la tejghea cu bon fiscal, stoc, comenzi, evenimente pe calendarul echipei și oferte pe care clientul le acceptă online, cu notificare pe telefon și pe email când acceptă. Ai și magazin online, export contabil și exportul datelor tale, în șase limbi. Când se scumpește o floare, Bloompath semnalează fiecare comandă și eveniment rezervat, fiecare rețetă și fiecare produs care o folosește, iar prețul dat clientului nu se schimbă fără tine.

Factura pleacă din același loc, fără să scrii de două ori clientul și produsele. Iar dacă la un moment dat vrei să renunți la al doilea program, poți emite și trimite la ANAF direct din Bloompath.

Dacă alegi încă un program pentru florărie, comparația programelor de gestiune pentru florării îți arată ce face fiecare.